Tudo o que você quer saber sobre Gestão de Projetos no MS Project

MS Project é um software desenvolvido pela Microsoft para gestão de projetos das mais diversas áreas de atuação. Uma ferramenta de alto padrão, aonde você pode aplicar seus conhecimentos de gestão de projetos, de acordo com as práticas internacionais de Pmbok®.

É um software amplamente utilizado no mundo inteiro, e você, gestor, gerente ou dono de empresa, precisa se adequar e otimizar seu trabalho usando essa ferramenta para que possa controlar todo o projeto desde o planejamento até a conclusão.

Separamos aqui algumas perguntas e respostas mais frequentes na utilização do software na Gestão de Projetos.

  1. O que é um cronograma?
    É uma lista sequenciada de atividades distribuídas no tempo que pode ser representada por um diagrama de redes (sem datas) ou por um gráfico de Gantt.

2. O que é o diagrama de redes?
O diagrama de redes mostra a concatenação de atividades e é representado através de atividades em “nós” interligadas por setas. As atividades que não fizerem parte do caminho crítico possuem folga. O cálculo de folga permite ao Gerente de Projetos gerenciar os recursos, realocando-os à atividades do caminho crítico que estejam em atraso para realizar paralelismo ou compressão.

3. O que é gráfico de Gantt?
Gantt é um gráfico de barras horizontais que representa a distribuição das atividades no tempo. Veja exemplo abaixo.cronograma - rock in sumare

4. Como transformar requisitos em cronogramas?
A partir da definição do Escopo constrói-se a EAP, utilizando-se a técnica de Decomposição em entregas. As entregas são detalhadas em pacotes de trabalho e cada pacote, em atividades.

5. Como construir um cronograma?
Listando todas as atividades, concatenando-as através de relacionamentos lógicos e fazendo a distribuição ao longo do tempo de duração do projeto.

6. O que é um marco (milestone)?
Um marco é um momento significativo do projeto, pode ser uma entrega, o final de uma fase ou uma entrega. Por definição, o marco tem duração igual a zero, pois não há esforço associado a ele.

7. Como estimar o tempo de um projeto?
Para estimar o tempo do projeto, deve-se somar a duração das atividades do caminho crítico. Deve-se ainda levar em consideração o calendário de recursos e seu nivelamento. Para estimar o tempo de um projeto, o PMBOK recomenda 4 técnicas principais: Opinião de Especialista, estimativa Análoga, estimativa Paramétrica e estimativa de três pontos (PERT).

8. Qual a diferença entre trabalho e duração?
Trabalho ou esforço são as horas efetivamente trabalhadas num projeto. A Duração leva em consideração feriados e fins de semana, ou seja, o tempo não-produtivo.

9. O que é caminho crítico?
O caminho crítico é a sequência de atividades com maior duração, segundo o diagrama de redes. Por ser a sequencia de maior duração, determina o tempo total de duração de um projeto.

10. Pode haver mais de um caminho crítico no projeto?
Sim, um projeto pode ter infinitos caminhos críticos. Isto significa que há mais sequências de atividades com a mesma duração total. Observação: Quanto maior a quantidade de caminhos críticos, maior o risco geral do projeto.

11. O que é calendário de recursos?
Em projetos, os recursos humanos que trabalham em diferentes horários. Alguns trabalham de segunda a sexta, de 8 as 17; outros trabalham 24×7 e há ainda os que trabalham aos fins de semana. O calendário de recursos é a ferramenta que registra os horários de trabalho dos recursos humanos. Ao montar um calendário de recursos não esqueça de levar em consideração as férias, feriados e pontes.

12. O que é nivelamento de recursos?
Ao atribuir recursos humanos às atividades, considerando que algumas delas são paralelas, ocorre o fenômeno da “super-alocação”. Isto significa que o recurso está assinalado para mais atividades do que é capaz de fazer no período planejado.  Por exemplo, quando uma pessoa possui mais de 24 hs de atividades num mesmo dia.Nivelar recursos significa distribuir as atividades dentro do que cada recurso é capaz e descobrir a quantidade total de recursos necessários para o projeto. Para identificar a super-alocação deve-se utilizar o histograma de recursos.

13. O que é o histograma de recursos?
É um histograma (de frequência) que mostra a distribuição do esforço de um recurso no tempo. Com esta ferramenta é possível identificar facilmente se há super-alocação.

14. O que e para que serve o PERT?
O PERT, também conhecido como estimativa de três pontos, é uma técnica de estimativa que utiliza uma média ponderada entre três estimativas: otimista, pessimista e mais provável. A média é calculada da seguinte forma: (P+4MP+O)/6. A partir do cálculo do desvio padrão ([P-0)/6]) pode-se identificar a acurácia de uma estimativa.

15. Para que serve a Análise de Monte Carlo?
A ferramenta de simulação de Monte Carlo é uma forma complementar ao PERT para calcular a acurácia de uma estimativa. Ela realiza centenas de simulações que permitem ao Gerente de Projetos identificar o percentual de probabilidade de um projeto terminar numa determinada data.

16. Como planejar se não tenho visão do projeto inteiro?
Utilize o Planejamento em Ondas sucessivas, que é uma forma de planejamento parcial, utilizada quando o Gerente de Projetos não possui informações detalhadas sobre as todas fases do projeto. Por exemplo, num projeto de “Melhoria de Processos” só é possível planejar a fase de “Mapeamento e Análise de Processos”, apenas a partir dos resultados dessa fase se pode planejar a implementação do projeto.

17. Como lidar se eu planejar o projeto com recurso sênior e me derem júnior para trabalhar?
Neste caso, o esforço das atividades deve ser ajustada conforme a capacidade produtiva de cada recurso. Observação: É bem provável que haja aumento da duração total do projeto (caminho crítico). Para diminuir o impacto pode-se utilizar técnica de compressão e paralelismo.

18. Como lidar se meu chefe me obrigar a aceitar/cumprir uma data inviável?
Cabe ao Gerente de Projetos confirmar as estimativas passadas pela alta gestão. Confirmar significa calcular o tempo total do projeto e reconciliar à previsão da alta gestão. Se o Gerente de Projetos estimar um tempo superior a essa estimativa, deve negociar as datas dentro de algo que seja factível. Se a alta gestão não aceitar a data estimada, o Gerente de Projetos deve fazer uso da restrição tríplice para negociar.

19. O que é a restrição tríplice?
A restrição tríplice reza que sempre que houver alterações em um parâmetro do projeto, outros serão afetados. Ela é composta pela tríade tempo, custo e qualidade. Ou seja, se o cliente/patrocinador/chefe solicitar uma redução de prazo, haverá naturalmente um aumento de custo ou redução de qualidade.
No caso da pergunta anterior, o Gerente de Projetos pode ainda negociar o escopo do projeto, fazendo entregas parciais que atendam à data solicitada.

20. E se houver mudanças de escopo no projeto, como atualizo no cronograma?
Se houver alterações de escopo deve-se verificar quais pontos foram impactados e replanejar o trecho por completo. Observação: É preciso muita atenção para atualizar  um cronograma por mudança de escopo cuidando para que nada seja esquecido.

21. Como diminuir o tempo de um projeto no cronograma?
Deve-se utilizar as técnicas de compressão e paralelismo.

22. O que é paralelismo e compressão?
Para “ganhar tempo” em atividades que estejam no caminho critico, o gerente de projetos pode realizar o paralelismo e a compressão. Paralelizar é colocar duas atividades que naturalmente ocorreriam em sequência para serem realizadas em paralelo. Compressão é colocar “mais gente” para terminar uma tarefa mais rapidamente.

23. O que é folga no cronograma?
Existem dois tipos de folga: Total e Livre. A folga  total representa a quantidade de dias que uma atividade (fora do caminho crítico) pode atrasar sem atrasar o projeto. A folga livre é o tempo que uma atividade pode atrasar sem atrasar a próxima atividade do diagrama de redes. informação. Observação: Não existe folga em atividades do caminho crítico.

24. O que fazer se a equipe não cumprir as datas planejadas?
Existem muitos motivos que podem levar uma equipe a não cumprir as datas planejada, o  primeiro deles é a estimativa arbitrária. A equipe deve participar do processo de estimativa (ou confirmação de data).Outro fator a observar é que a equipe, por precaução, costuma incluir uma “gordura” nos prazos estimados. Mas justamente por haver gordura costuma “deixar para depois” a realização das atividades, é o que chamamos de “Síndrome do Estudante”. Seja este o caso ou não, há também a lei que reza que o esforço se enquadra no tempo disponível, ou seja, se uma pessoa estimar 5 dias para realizar uma atividade, ainda que pudesse terminá-la em 3, irá terminar em 5. Esta é a lei de Parkinson.

24. Como acompanhar um cronograma?
Deve-se avaliar periodicamente se o projeto está cumprindo o planejamento. Isto se dá através da análise de variação, que nada mais é que a visualização dos dias de variação entre o planejado e o realizado.

25. Quanto do PMBOK o MS-Project consegue atender?
O gerenciamento de Projetos tem início na “Iniciação” do projeto, onde são realizados business cases e análises de viabilidade. Em seguida, fazem-se os planos para as 10 áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Riscos, Aquisições, Comunicações e Stakeholders]. O projeto é então “Monitorado e Controlado” observando-se a aderência da realidade (Execução) aos planos. Por último, o projeto é finalizado na fase de “Encerramento”, quando se faz o batimento de contas e encerramento de contratos. Deste modo, segundo o estudo realizado por este autor, pode-se dizer que o MS-Project atende a cerca de 22% do trabalho necessário para o gerenciamento de um projeto. 

Para que você consiga utilizar essa ferramenta e aproveitar toda a sua abrangência, é muito importante que faça um curso MS Project com um consultor qualificado, podendo assim utilizar de sua experiência profissional e implantar as suas ideias dentro de um software desenvolvido para que você tenha total controle sobre o projeto a desenvolver.

Fale com a Cromus Consultoria se este artigo lhe foi útil!

 

Artigo adaptado do link https://www.elirodrigues.com/2013/10/01/perguntas-e-respostas-sobre-cronogramas-e-ms-project/

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